Block 4: Daten & Dokumente

2 Unterrichtsstunden | Berichte | Protokolle | SharePoint-Integration

Lernziele dieses Blocks

Dokumenten-Typen im Handel

📋

Protokolle

Besprechungen, Verhandlungen, Projektmeetings

📊

Berichte

Verkaufsberichte, Marktanalysen, Statusupdates

📝

Zusammenfassungen

Verträge, AGB, technische Dokumente

📄

Vorlagen

Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen

KI als Zusammenfassungs-Experte

Stärke von KI: Lange, komplexe Texte schnell auf das Wesentliche reduzieren. Ein 20-seitiger Vertrag kann in 5 Minuten auf die wichtigsten Punkte zusammengefasst werden.

Prompt-Template: Zusammenfassung

Fasse den folgenden Text zusammen. ANFORDERUNGEN: - Länge: maximal [X] Sätze / [X] Bullet Points - Fokus auf: [ASPEKTE, z.B. Entscheidungen, Aufgaben, Zahlen] - Format: [Stichpunkte / Fließtext / Tabelle] - Zielgruppe: [Wer liest das?] WICHTIG: - Keine eigenen Interpretationen hinzufügen - Bei Unklarheiten kennzeichnen mit "[unklar]" - Zahlen und Namen exakt übernehmen TEXT: """ [LANGER TEXT HIER] """

Hands-on: Protokoll zusammenfassen

Übung 1: Meeting-Protokoll auf Kernpunkte reduzieren

Beispiel-Protokoll (vereinfacht):

Besprechungsprotokoll - Lieferantenauswahl Bürobedarf
Datum: 15.01.2026, 10:00-11:30 Uhr
Teilnehmer: Fr. Mueller (Einkauf), Hr. Schmidt (GF), Fr. Weber (Controlling)

Fr. Mueller präsentiert drei Angebote für Kopierpapier. Anbieter A bietet 4,20 EUR pro Paket bei 15% Rabatt, Anbieter B 3,95 EUR bei 10% Rabatt, Anbieter C 4,50 EUR bei 20% Rabatt. Hr. Schmidt fragt nach Lieferzeiten. Anbieter A: 5 Tage, B: 10 Tage, C: 3 Tage. Fr. Weber weist auf Zahlungsbedingungen hin: A bietet 2% Skonto, B 3%, C kein Skonto. Diskussion über Qualität und bisherige Erfahrungen. Mit Anbieter A gab es Lieferprobleme 2024. Entscheidung: Anbieter B wird gewählt wegen bestem Preis-Leistungs-Verhältnis. Nächste Schritte: Fr. Mueller verhandelt Rahmenvertrag bis 25.01. Fr. Weber prüft Budget für Q1. Hr. Schmidt gibt finale Freigabe nach Vertragsvorlage.

Ihr Prompt:

Generierte Zusammenfassung:

Übung 2: Strukturierten Bericht erstellen

Aufgabe:

Erstellen Sie aus diesen Rohdaten einen kurzen Monatsbericht:

KennzahlJanuarVormonatVorjahr
Umsatz125.000 EUR118.000 EUR112.000 EUR
Bestellungen342298287
Retouren182521
Neukunden231915

Prompt für Berichterstellung:

Generierter Bericht:

SharePoint-Integration

SharePoint-MCP: Dokumente automatisch verwalten

Mit dem SharePoint-MCP können Workflows Dokumente automatisch:

Workflow-Beispiel: Automatische Protokollablage

Schritt Tool Aktion
1. Trigger n8n Neues Protokoll als E-Mail-Anhang
2. Extraktion KI Datum, Teilnehmer, Thema extrahieren
3. Zusammenfassung KI Kernpunkte und Aufgaben extrahieren
4. Ablage SharePoint-MCP In richtigen Ordner mit Metadaten
5. Benachrichtigung Teams-MCP Aufgaben an Verantwortliche senden

Übung 3: Workflow skizzieren

Aufgabe:

Skizzieren Sie einen Workflow für automatische Angebotsdokumentation:

Ihr Workflow-Entwurf:

Prompt-Bibliothek: Dokumente

Aufgabe Prompt-Ansatz
Protokoll → Aufgabenliste "Extrahiere alle Aufgaben. Format: Aufgabe | Verantwortlich | Deadline"
Vertrag → Risiken "Identifiziere Klauseln mit potenziellem Risiko für uns als Käufer"
E-Mail-Thread → Zusammenfassung "Fasse diesen E-Mail-Verlauf in 5 Punkten zusammen. Was ist der aktuelle Stand?"
Tabelle → Fließtext "Wandle diese Kennzahlen-Tabelle in einen kurzen Management-Bericht um"

Zusammenfassung

Key Takeaways Block 4:

Vorbereitung Block 5

Im nächsten Block geht es um Kundenservice mit KI. Sammeln Sie:

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