Block 2: Workflows & E-Mail-Automatisierung

2 Unterrichtsstunden | Prozesse analysieren | n8n | IMAP-MCP | E-Mail-Klassifizierung

Lernziele dieses Blocks

Was ist ein Workflow?

Definition: Ein Workflow ist eine Abfolge von Schritten, die automatisch nacheinander ausgeführt werden, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt (Trigger).

Beispiel: Automatische Angebotsbestätigung

📧 E-Mail kommt an
→
🔍 Betreff prüfen
→
📄 Angebot extrahieren
→
✅ Bestätigung senden
→
📁 In Ordner ablegen

Jeder Schritt passiert automatisch - ohne manuelles Eingreifen

Warum automatisieren?

Vorteil Beispiel
Zeitersparnis 500 Produktbeschreibungen in 1 Stunde statt 1 Woche
Fehlerreduktion Keine vergessenen E-Mails, keine Tippfehler bei Datenübertragung
Skalierbarkeit Gleicher Aufwand für 10 oder 10.000 Kunden
Konsistenz Jeder Kunde erhält gleich schnelle Antwort
24/7 Verfügbarkeit Bestellungen werden auch nachts verarbeitet

n8n: Ihr Automatisierungstool

Was ist n8n?

n8n ist eine visuelle Workflow-Plattform. Sie verbinden "Nodes" (Bausteine) miteinander, um Automatisierungen zu erstellen - ganz ohne Programmieren.

Zugang im Kurs: https://n8n.dirk-schulenburg.net

Die wichtigsten Node-Typen

⚡

Trigger

Startet den Workflow (Webhook, Zeitplan, E-Mail)

📧

E-Mail

Senden, Empfangen, IMAP, Gmail

🤖

KI/LLM

OpenAI, Claude, Text analysieren

📊

Daten

Tabellen, JSON, CSV verarbeiten

🔀

Logik

IF/ELSE, Switch, Filter

🔗

HTTP/API

Externe Dienste anbinden

E-Mail-Chaos im Handel

Das Problem: Im Groß- und Außenhandel sowie E-Commerce kommen täglich dutzende E-Mails an. Manuelles Sortieren, Priorisieren und Beantworten kostet Stunden.

Die Lösung: KI klassifiziert E-Mails automatisch, schlägt Antworten vor und sortiert sie in die richtigen Ordner.

Typische E-Mail-Kategorien

Anfrage

Produktanfragen

Preise, Verfügbarkeit, technische Details

Bestellung

Bestellungen

Neubestellungen, Nachbestellungen, Änderungen

Beschwerde

Reklamationen

Beschwerden, Mängelrügen, Retouren

Information

Sonstiges

Newsletter, Werbung, interne Mails

Der E-Mail-Automatisierungs-Workflow

Ablauf

📧 E-Mail-Eingang
→
🤖 KI klassifiziert
→
🔀 Routing
→
💬 Antwortvorschlag
→
📁 Ablage

IMAP-MCP: E-Mail-Zugriff per API

Was ist IMAP-MCP?

Ein MCP-Server (Model Context Protocol), der KI-Systemen Zugriff auf E-Mail-Postfächer gibt. Damit kann die KI E-Mails lesen, verschieben und klassifizieren.

Verfügbare Aktionen:

Hands-on: E-Mail-Klassifizierung

Übung 1: KI-Klassifizierungs-Prompt

Aufgabe: Klassifizierungs-Prompt erstellen

Entwickeln Sie einen Prompt, der E-Mails in Kategorien einteilt:

Analysiere die folgende E-Mail und klassifiziere sie. Kategorien: - ANFRAGE: Fragen zu Produkten, Preisen, Verfügbarkeit - BESTELLUNG: Neue Bestellung oder Bestelländerung - BESCHWERDE: Reklamation, Mängelrüge, Unzufriedenheit - INFORMATION: Newsletter, Werbung, allgemeine Info Antworte NUR mit der Kategorie (ein Wort). E-Mail: """ [E-MAIL-TEXT HIER] """

Testen Sie mit dieser E-Mail:

Betreff: Lieferverzug Bestellung 2026-1234
Text: Sehr geehrte Damen und Herren, unsere Bestellung vom 15.01.2026 ist immer noch nicht eingetroffen. Wir haben dringenden Bedarf. Bitte teilen Sie uns umgehend den Lieferstatus mit. Mit freundlichen Grüßen, Müller GmbH

Ergebnis der KI-Klassifizierung:

Übung 2: Workflow in n8n bauen

Workflow-Struktur:

  1. Trigger: Manual Trigger (später: E-Mail-Trigger)
  2. Set: Beispiel-E-Mail als Input
  3. OpenAI/Claude: Klassifizierungs-Prompt ausführen
  4. Switch: Je nach Kategorie unterschiedliche Pfade
  5. Set: Priorität und nächste Aktion festlegen

Bauen Sie diesen Workflow und dokumentieren Sie:

Übung 3: Antwortvorschläge generieren

Erweitern Sie den Workflow:

Nach der Klassifizierung soll die KI einen Antwortvorschlag generieren.

Du bist Kundenservice-Mitarbeiter bei einem Großhandel. Kategorie dieser E-Mail: {{ $json.kategorie }} Erstelle einen höflichen, professionellen Antwortvorschlag. - Bei ANFRAGE: Danke für Interesse, biete Rückruf an - Bei BESCHWERDE: Entschuldigung, Lösung anbieten - Bei BESTELLUNG: Bestätigung, nächste Schritte Original-E-Mail: """ {{ $json.email_text }} """ Antwortvorschlag:

Generierter Antwortvorschlag:

Best Practices: E-Mail-Automatisierung

Do Don't
Antwortvorschläge generieren, Mensch entscheidet Automatisch antworten ohne Prüfung
Klare Kategorien mit Beispielen definieren Zu viele oder unklare Kategorien
Unsichere Klassifizierungen markieren Bei Unsicherheit raten lassen
Wichtige E-Mails priorisieren Alle E-Mails gleich behandeln
Fehlerbehandlung einbauen Fehler ignorieren

Zusammenfassung

Key Takeaways Block 2:

Vorbereitung Block 3

Im nächsten Block erstellen wir Content für E-Commerce. Sammeln Sie Beispiele für Produktbeschreibungen, die Sie gut finden, und ein Produkt mit Daten.

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